Mail Merge pada Microsoft Word

Pada tugas yang kedua ini saya akan menjelaskan dan berbagi sedikit kepada teman – teman tentang MAIL MERGE.

          Mail Merge mungkin tidak asing lagi buat kalian yang sudah terbiasa dengan surat menyurat. Mail Merge berguna jika anda ingin membuat surat yang sama tetapi harus mengirim ke banyak orang yang berbeda alamatnya. Tidak ada salahnya anda mempelajari tentang Mail Merge yang tersedia pada Microsoft Word 2007 ini. Dalam posting ini anda bisa menggunakan cara tersebut  dalam membuat Mail Merge pada Microsoft Word 2007.

v Cara membuat Mail Merge

1)    Buka terlebih dahulu Microsoft Word 2007

2)   Kemudian buat format suratnya, sebagai contoh dapat dibuat seperti ini : ( nama dan alamat dikosongkan )

                             Gambar 1

3)  Kemudian pada Toolbar pilih Mailings – Star Mail Merge – Step by Step Mail Merge Wizard

                             Gambar 2

4)   Maka akan muncul jendela baru di sebelah kanan, setelah itu pilih Letters, kemudian klik Next di bagian bawahnya

                            Gambar 3

5)   Setelah itu pilih Use the current document, lalu pilih Next

                           Gambar 4

6)   Pada pilihan select recipients, jika anda belum mendaftar anda pilih saja Type a new list kemudian klik Create

                            Gambar 5

7)  Maka akan muncul seperti gambar dibawah ini. Anda bisa merubahnya sesuai dengan kebutuhannya. Caranya dengan, klik Customize columns

                            Gambar 6

Maka akan muncul gambar seperti yang dibawah ini . kemudian jika anda ingin menghapus field names, tinggal klik delete, hingga semuanya terhapus

                            Gambar 7

Sekarang tinggal waktunya anda untuk menambahkan field sesuai dengan kebutuhannya. ( Dalam contoh yang saya dapat ini, sesuai format surat maka saya akan membuat field Nama dan Alamat ), setelah itu klik OK

                           Gambar 8

8)   Maka akan muncul jendela New addres list. Maka anda bisa memasukan data yang dibutuhkan sampai selesai, kemudian klik OK

                            Gambar 9

9)  Jika anda sudah selesai simpan pada folder dimana tempat dokumen tersimpan laku klik Save

                           Gambar 10

10)            Maka akan muncul daftar list yang sudah siap untuk dimasukan. Untuk memasukan semua besi tanda ceklis pada kotak yang tersedia, atau bisa anda pilih sendiri sesuai kebutuhan daftar yang ada dengan menghilangkan tanda ceklis pada list tersebut

Gambar 11

11)            Setelah itu lihat di jendela sebelah kanan, klik Next : Write your letter untuk Melanjutkan

12)            Sampai disini kita akan memasukan daftar field yang telah kita buat tadi untuk dimasukan pada dokumen ( format surat ). Arahkan kursor pada tempat field diletakan.

13)            Setelah selesai pada pilihan write your letter, pilih more item

                          Gambar 12

14)            Pada jendela yang muncul pilih nama field sesuai dengan dokumen lalu kemudian klik insert, ( Setelah klik insert < nomor 1 > akan muncul seperti yang ada disebelah kirinya <nomor2> )

                             Gambar 13

15)            Kemudian klik Next untuk melihat hasil merge data tersebut. Klik tanda panah kekanan atau kekiri pada preview your letters untuk melihat hasilnya

                           Gambar 14

Hasilnya ada di format surat

                             Gambar 15

16)            Apabila ada data yang sekiranya salah bisa diubah pada edit recipient list. Jika anda sudah merasa cukup klik Next untuk complete the merge

17)            Pada gambar tersebut terdapat dua pilihan complete merger yaitu Print dan Edit individual letters. Jika anda memilih merger print, maka data merger akan bisa langsung dicetak melalui printer. Jika anda memilih edit individual letters maka data akan ditampilkan pada beberapa halaman langsung di Microsoft Word, maka anda bisa memilih sesuai kebutuhan

 Gambar 16