Mail Merge pada Microsoft Word

Pada tugas yang kedua ini saya akan menjelaskan dan berbagi sedikit kepada teman – teman tentang MAIL MERGE.

          Mail Merge mungkin tidak asing lagi buat kalian yang sudah terbiasa dengan surat menyurat. Mail Merge berguna jika anda ingin membuat surat yang sama tetapi harus mengirim ke banyak orang yang berbeda alamatnya. Tidak ada salahnya anda mempelajari tentang Mail Merge yang tersedia pada Microsoft Word 2007 ini. Dalam posting ini anda bisa menggunakan cara tersebut  dalam membuat Mail Merge pada Microsoft Word 2007.

v Cara membuat Mail Merge

1)    Buka terlebih dahulu Microsoft Word 2007

2)   Kemudian buat format suratnya, sebagai contoh dapat dibuat seperti ini : ( nama dan alamat dikosongkan )

                             Gambar 1

3)  Kemudian pada Toolbar pilih Mailings – Star Mail Merge – Step by Step Mail Merge Wizard

                             Gambar 2

4)   Maka akan muncul jendela baru di sebelah kanan, setelah itu pilih Letters, kemudian klik Next di bagian bawahnya

                            Gambar 3

5)   Setelah itu pilih Use the current document, lalu pilih Next

                           Gambar 4

6)   Pada pilihan select recipients, jika anda belum mendaftar anda pilih saja Type a new list kemudian klik Create

                            Gambar 5

7)  Maka akan muncul seperti gambar dibawah ini. Anda bisa merubahnya sesuai dengan kebutuhannya. Caranya dengan, klik Customize columns

                            Gambar 6

Maka akan muncul gambar seperti yang dibawah ini . kemudian jika anda ingin menghapus field names, tinggal klik delete, hingga semuanya terhapus

                            Gambar 7

Sekarang tinggal waktunya anda untuk menambahkan field sesuai dengan kebutuhannya. ( Dalam contoh yang saya dapat ini, sesuai format surat maka saya akan membuat field Nama dan Alamat ), setelah itu klik OK

                           Gambar 8

8)   Maka akan muncul jendela New addres list. Maka anda bisa memasukan data yang dibutuhkan sampai selesai, kemudian klik OK

                            Gambar 9

9)  Jika anda sudah selesai simpan pada folder dimana tempat dokumen tersimpan laku klik Save

                           Gambar 10

10)            Maka akan muncul daftar list yang sudah siap untuk dimasukan. Untuk memasukan semua besi tanda ceklis pada kotak yang tersedia, atau bisa anda pilih sendiri sesuai kebutuhan daftar yang ada dengan menghilangkan tanda ceklis pada list tersebut

Gambar 11

11)            Setelah itu lihat di jendela sebelah kanan, klik Next : Write your letter untuk Melanjutkan

12)            Sampai disini kita akan memasukan daftar field yang telah kita buat tadi untuk dimasukan pada dokumen ( format surat ). Arahkan kursor pada tempat field diletakan.

13)            Setelah selesai pada pilihan write your letter, pilih more item

                          Gambar 12

14)            Pada jendela yang muncul pilih nama field sesuai dengan dokumen lalu kemudian klik insert, ( Setelah klik insert < nomor 1 > akan muncul seperti yang ada disebelah kirinya <nomor2> )

                             Gambar 13

15)            Kemudian klik Next untuk melihat hasil merge data tersebut. Klik tanda panah kekanan atau kekiri pada preview your letters untuk melihat hasilnya

                           Gambar 14

Hasilnya ada di format surat

                             Gambar 15

16)            Apabila ada data yang sekiranya salah bisa diubah pada edit recipient list. Jika anda sudah merasa cukup klik Next untuk complete the merge

17)            Pada gambar tersebut terdapat dua pilihan complete merger yaitu Print dan Edit individual letters. Jika anda memilih merger print, maka data merger akan bisa langsung dicetak melalui printer. Jika anda memilih edit individual letters maka data akan ditampilkan pada beberapa halaman langsung di Microsoft Word, maka anda bisa memilih sesuai kebutuhan

 Gambar 16

Paragraf pada Microsoft Word

Disini saya akan memulai tugas pertama saya yang akan menjelaskan sedikit tentang PARAGRAF pada Microsoft Word.

Mungkin bagi teman – teman semua Microsoft Word sudah tidak asing lagi, karena mungkin di SMP juga kalian sudah mulai mempelajarinya bahkan anak – anak SD pun sudah banyak yang mulai mempelajari Microsoft Word. Disini saya hanya ingin berbagi informasi sedikit kepada teman – teman semua tentang apa sih itu Paragraf dan apa saja yang ada di Paragraf tersebut.

1. Paragraph

Yang perlu teman – teman ingat paragraph adalah baris yang diakhiri dengan tanda ENTER. Apabila paragraph yang akan kita atur hanya satu paragraph, tidak usah diblok cukup letakan kursor pada paragraph yang akan diatur tersebut. Bila lebih dari satu paragraph, maka blok seluruh paragraph yang akan diatur tersebut.

2. Bagian dari Paragraph

·         Bullets

·         Numbering

·         Multilevel List

·         Decrease Indent

·         Increase Indent

·         Left – to – Right Text Direction

·         Right – to – Right Text Direction

·         Sort

·         Sow / Hide

·         Align Text Left

·         Center

·         Align Text Right

·         Justify

·         Line Spacing

·         Shading

·         Bottom Border

v Bullets

Cara membuatnya bisa dengan menggunakan 2 cara yaitu :

Ø  Cara  I

1)    Klik tab Home 

2)   Klik tab bulleted

3)   Dari delapan pilihan pilih salah satu bullets, kemudian klik OK. Jika ingin memperbaiki / mengganti, klik customize

4)   Dari menu customize bulleted list, klik bullets

5)   Dari menu symbol, pilihlah salah satu bullet yang anda inginkan. Jika anda kurang cocok klik drop down font untuk memilih bullets yang lain, kemudian klik OK , dan akan kembali ke menu sebelumnya

6)   Dari menu customize bulleted list, pada bulleted position, isikan indent at untuk menentukan jarak dari margin anda meletakan bullet ( margin di anggap ) cm )

7)   Dari menu customize bulleted list, pada text position, isikan indent at untuk menentukan jarak dari margin anda untuk memulai ketikan ( dihitung dari margin ).

                               Gambar 1

Ø  Kemudian cara II

1)    Aktifkan / klik icon bullets

2)   Ketiklah naskah : bila telah selesai klik lagi tombol bullets

v Indentasi

Cara untuk mengatur indentasi pada ruler yaitu :

Ø  Decrease Indent yaitu untuk mengurangi indent kiri

Ø  Increase Indent yaitu untuk menambah indent kiri

Cara mengatur Indentasi :

1)    Pilih paragraph

2)   Klik icon increase indent untuk memasukan ( menambahkan ) indent kiri , atau juga bisa klik decrease indent bila untuk mengurangi indent kiri

3)   Untuk mengatur indent kiri dapat juga dengan men – drag tombol left indent pada ruler

4)   Untuk indent kanan : Drag tombol right indent pada mistar ( ruler )

v Perataan Paragraph

1)    Pilih paragraph

2)   Klik : klik icon left, right, center, tau justify, pada toolbar formatting

Dengan Keyboard :

Rata kiri : Ctrl + L , Rata center : Ctrl + E, Rata Kanan : Ctrl + R, dan Rata Justify : Ctrl + J

v Membuat Penomoran Secara Otomatis

Untuk membuat sebuah penomoran secara otomatis pada suatu paragraph menggunakan cara :

1)    Pilihlah paragraph yang akan diberikan penomoran

2)   Klik tab Home, pada grup paragraph, klik tanda panah Numbering

3)   Klik jenis penomoran yang diinginkan. Namun apabila penomoran tersebut tidak ada dalam pilihan, maka klik Define New Number Format, maka muncul kotak dialog berikut :

Gambar 2

4)   Pilihan number style, adalah untuk menentukan jenis penomoran yang anda inginkan

5)   Pada pilihan font, adalah untuk menentukan format penomoran

6)   Pada pilihan aligment adalah untuk menetukan perataan penomoran bukan perataan pada paragraph

v Membuat Bingkai dan Warna Belakang Pada Paragraph

Jika anda ingin memperindah lembar kerja /dokumen anda, terkadang harus menambahkan bingkai dan warna belakang paragraph dengan cara :

1)    Tandai teks yang akan diberi bingkai

2)   Klik menu Page Layout lalu klik Page Border pada grup Page Background  yang akan menampilkan kotak dialog border and shading

                                         Gambar 3

3)   Untuk memberi bingkai klik tab Borders pada gambar diatas lalu bisa anada tentukan :

·         Pada kotak pilihan style, pilihlah jenis garis yang ingin digunakan.

·         Pada kotak pilihan Color, pilihlah warna garis yang diinginkan.

·         Pada kotak pilihan Width, pilihlah lebar garis yang diinginkan.

·         Pada kotak pilihan Apply to:, tentukan kemana penerapan yang akan digunakan

misalnya teks atau paragraph.

·         Pastikan pada setting yang terpilih bukan pilihan none (bisa Box, Shadow, dll) lihatlah hasilnya pada gambar dibawah :

                                                            Gambar 4 

Ø  Untuk memberi warna belakang paragraph, masih di kotak dialog Border And Shading, klik tab shading lalu bisa anda tentukan :

·        Tentukan warna yang ingin digunakan pada kotak pilihan fill atau patterns.

·        Pada kotak pilihan Apply to:, tentukan kemana penerapan yang akan digunakan misalnya teks atau paragrap.

·        Lihat hasilnya pada gambar

   Gambar 5

Ø  Apabila sudah ditentukan Klik OK dengan catatan kita bisa melakukan pengaturan pada border saja atau shading saja maupun bisa keduanya.